销售代垫费用有两种情况：

一、运费不能马上确认的情况

比如：公司是小型批发商，一般客户都是上门购买，但有时候也会有老客户直接打电话进行下单，再由店家下好单据发给客户确认，客户确认后店家把打印好的单据给库管员并通知发货，库管员发货时会与物流公司产生一笔运费，然后库管员通知业务员并告知具体运费金额，由业务员与客户确认货款与运费款项总额。

二、运费可以马上确认的情况

比如：公司与客户签订一个销售合同，销售给客户一批商品并协商运输商品时产生的运费由客户承担，由于公司经常有这种业务发生，因此与物流公司签订了物流协议协定了运费价格区间，月底统一与物流公司进行运费结算，当公司给客户进行发货时就可以马上计算出对应商品的运费金额，这时可以考虑通过增加一个劳务属性的存货去体现运费的金额从而增加应收款项。

问题分析

一、运费不能马上确认是指在做销货单据是不能马上知道运费金额，这时要等库管员发货后确认，待确认了运费金额后库管通知业务员，再由业务员与客户确认该货款和运费的总金额后，由客户把款项再一起支付给公司。

二、运费可以马上确认是指公司规模较大，物流情况频繁，这时公司一般会与物流公司签定物流协议确认运费价格区间并月底统一与物流公司进行运费结算，当客户从公司订货后，业务人员开单时就能马上计算出运费，这时就可以考虑用一个劳务属性的存货去体现运费金额来增加这个应收款项。

操作步骤 

第一种情况：运费不能马上确认

举例：向客户江西天乐商贸有限公司销售芒果10斤，单价20，山竹10斤，单价25，库管发货时确认运费20元由本公司先行代垫，再由江西天乐商贸有限公司统一支付。由于运费不能在做销货单时就能确认，因此需要单独做其他收入单来确认运费的收回。

注：以下操作是以销货单保存后需要审核，仓库完成发货出库后，由仓管员确认后扣减现存量为背景。

1、点击【基础信息】-【收入类型】，这里已经预置好了大多数收入类型，如果没有想要的可以自行新增，新增一个销售运费的收入：

 

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2、做一张向江西天乐商贸有限公司销售芒果10斤，单价20，山竹10斤，单价25的销货单，由于运费暂时无法确认，因此暂时不在销货单上体现：

点击【销售管理】-【销货单】，做好单据后【保存】并【审核】；

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3、库管员收到业务员通知，进行发货并确认运费20元，由公司先行代垫支付给物流公司，点击【销售管理】-【销货单历史】找到这张单据并选中，点击【确认出库】，然后打开这张销货单，点击【物流信息】，选择【物流公司】录入【物流单号】，【运费承担方】选择【买家承担，卖家垫付】，输入运费20点击【确定】；

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4、确认后，需要手工录入一张费用支出单，确认运费款项已支付给物流公司，因为销货单上录入的物流信息只是一个记录作用，并不会形成支付给物流公司费用的支付单据；

点击【资金管理】-【费用支出单】做一张现金费用支出单；

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5、因为这笔费用由客户承担，因此还需点击【资金管理】-【其他收入单】，往来单位选择客户江西天乐商贸有限公司：

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6、查看应收明细账，客户江西天乐商贸有限公司的应收款项有两笔，一笔是正常的货款，一笔是运费，点击【资金管理】-【应收明细账】；

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7、客户把货款和运费一起付给公司时，点击【资金管理】-【收款单】，选择客户江西天乐商贸有限公司，业务类型选择【应收款】，核销明细点击【查询】按钮，会出现该客户的应收单据，选择销货单和其他收入单，输入本次核销金额；

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核销完毕后，再去查看【应收明细账】，应收余额减少了：

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第二种情况：运费可以马上确认

举例：向客户江西天乐商贸有限公司销售芒果10斤，单价20，山竹10斤，单价25，由于公司与圆通物流公司签订了物流协议，因此业务员在下单时就能马上确认运费金额，这时只需要增加一个劳务属性的存货来体现这笔运费在销货单上，就可以省去第一种情况多做的其他收入单据。

1、在【基础信息】-【商品】里新增一个名称为【运费】，商品类型为【劳务】属性的商品；

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2、做一张向江西天乐商贸有限公司销售芒果10斤，单价20，山竹10斤，单价25的销货单，由于代垫运费可以马上确认，因此可以把运费直接填写在销货单上，点击【销售管理】-【销货单】；

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3、做往来费用支出单体现运费，后续需要由公司月底统一支付给物流公司，点击【资金管理】-【费用支出单】；

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4、查询应收明细账和应付明细账，可以看到客户江西天乐商贸有限公司欠公司的款项，以及公司欠物流公司的款项，【资金管理】-【应收明细账】/【应付明细账】；

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5、客户把货款和运费一起付给公司时，点击【资金管理】-【收款单】，选择客户江西天乐商贸有限公司，业务类型选择【应收款】，核销明细点击【查询】按钮，会出现该客户的应收单据，选择销货单，输入本次核销金额即可：

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核销完毕后，再去查看【应收明细账】，应收余额减少了：